組織の計画と報告の資料と書籍(新版 経営計画は1冊の手帳にまとめなさい)

久しぶりに組織の計画と報告を管理することになりました。せっかくの機会なので今までインプットしてきた知識を改めてまとめ、実践していきたいと思っています。

ゴールは言わずもがな、計画の達成ですが、その手段で最初に考えなければいけないことは報告方法だと考えています。報告内容は「現状と今後の方向性」となり、資料は、それを見える化したものとなるはずです。

ITの進化もあって、最近は報告資料はGoogleスライドでクラウド上のデータをプロジェクト参加者で編集する形にしています。さらに一つの資料をアップデートし続け、週一回や月一回などの報告時に使う資料は、そのアップデートし続けている資料のスナップショットといった運用が、効率がいいとも感じています。

僕がビジネス書を読む時は、経験則の答え合わせに使う場合が多いのですが、こんな経験則の答え合わせにいい本がありました。

下記が文中の気になったフレーズ(一覧)になります。

1. 経営計画書は、書いたらそのとおりになる「魔法の書」
2. 会社にとって最大の敵は、「時代の変化」
3. 守るべきルールを明文化すれば、社員が全員「同じ方向」に動く
4. デタラメでもいい。根拠がなくてもいいから、数字と期日を紙に書く。
5. 真似も３年続ければ、自社のオリジナルになります。
6. 「正しく決定する」のは間違い。「早く決定する」のが正しい
7. とりあえず計画をつくって、マーケットの反応を見る
8. 決定の正しさは、悩んだ時間とは無関係
9. 数字は、それだけで言葉である
10. 「数字」が決まれば、「方針」が決まる
11. 目標と実績の「差額」を知ることが「対策」である
12. 差が生まれた要因を評価・査定し、差を見て対策を考える。そして、新しい計画を立て、もう一度、実行する。
13. 「今と同じやり方」「今と同じ考え方」「今と同じ人」では後退あるのみ
14. 若い組織はトップダウン。成熟した組織ならばボトムアップ
15. 成熟した組織ならばボトムアップでないと成果が出ない。訓練された組織には、何年にもわたって社長の方針を実行してきた歴史があるため、リアルな知見が育まれているからです。

それでは一つずつコメントしていきます。

(1)経営計画書は、書いたらそのとおりになる「魔法の書」

ここ最近、経験的に感じている言葉です。昔、「計画」は、環境、状況の変化に迅速かつ柔軟に対応できない、ダメ管理職が作るものと思っていました。逆に環境、状況の変化に対応し続けていれば「結果(数字)は後からついてくる」とも思っており、それが成功体験にもなっていました。

しかし最近、ちょっと無理なんじゃないか？といった目標も、計画を立てて管理することで、実際に達成した経験をする機会がありました。上記をひっくり返すほどの成功体験までにはなっていませんが、今の僕のテーマになっています。

おそらく、昔の僕は結果(数字)を一人で背負ってる意識が強く(他人の力を期待していない)自分に最適化した手法が「計画を立てず環境、状況の変化に迅速かつ柔軟に対応する」だったのではないかと思います。

逆に、「計画を立てて管理する」手法は、他人の力に、より期待するためのものではないかと思っています。なので計画と管理は、独りよがりにせず、他人の力が目標に対し最大限に発揮できるようにすることを、忘れないようにしなければいけません。

(2)会社にとって最大の敵は、「時代の変化」

「競合」ではなく、「時代の変化」ですよってことです。まあ、よくある話ですが、実際は時代の変化が早すぎて、競合まで手が回らないって感じに、最近はなっているんじゃないかと思っています。

(3)守るべきルールを明文化すれば、社員が全員「同じ方向」に動く

(1)に近い言葉だと思っています。「他人の力が目標に対し最大限に発揮できるようにする」ためには同じ方向に動かす必要があり、その手段の一つに事業計画や守るべきルールなどの明文化があるということだと思います。

(4)デタラメでもいい。根拠がなくてもいいから、数字と期日を紙に書く。

計画を作る上で、金額や期日などが具体的な根拠がなく、決めずらい場合もあると思います。その場合でも未定にはせずに、何かしらの数字を入れるべきです。デタラメではなく、できれば理想の数字がいいんじゃないかと思ってます。「未定」だと何かの基にはなっていないので、やらなくてもいいと判断してしまうこともあると思います。しかし、数字が入ってしまうと、その数字が基に先も決めているので、根拠がない数字でも達成しようとする力が働くはずです。すると、たとえ達成してなくても達成しようと試みてはいるので、次に根拠のある数字を決めれるはずです。つまり、「未定」はいつまで経っても「未定」ってことです。

(5)真似も３年続ければ、自社のオリジナルになります。

「0」から「1」を作るのは非常に大変なので、「1」になっているものを真似するっていうのはよくある話です。ただ、真似した「1」っていうのは、基本的に他の環境で最適化されたものや、それを抽象化したもののはずです。本書もそのはずです。

最初はよくわからないので、そのまま真似するしかありませんが、続けることで自分たちの環境に最適化されます、というか意識して最適化しなければいけません。それがなければ、いつまでたっても猿真似です。

(7)とりあえず計画をつくって、マーケットの反応を見る

やるかやらないかを決めるために、結果予想の分析に時間をかけるより、どうせ、この時代、複雑すぎて結果は予想できないんだから、とりあえず、やっちゃえ！って話と同じものだと思います。

また、早ければ早いほど、成功すれば先行者利益を手にすることができるし、失敗しても、リカバリーの時間が、より多く確保することができます。まあ失敗といっても、うまくいかないことが証明されただけで、原因も知見として溜まり、次の成功への糧となるので、ネガティブなものではないと思ってます。

(8)決定の正しさは、悩んだ時間とは無関係

僕は、殺人的な忙しさ(その状況から逃げれない)が続いたときに、おそらく生物の防衛本能から、この境地に達しました。情報が出そろったら決定は5分以内にできると思っています。(そもそも情報集めてる時にある程度の当てはつけてると思います)

なので、僕が命令できる立場である場合、相手の、「1日考えさせて下さい」、「一週間考えさせてください」は、それだけ待てば決定するための情報が増えるのか？、を確認することにしています。もし増えないようであるならば、その場で決定してもらうようにしています。そうすることで、次のアクションを迅速に実施できるようになります。(まあ嫌な上司かもしれませんが…)

(9)数字は、それだけで言葉である

はい、最近は数字の方が言葉より言葉じゃないかと思ってます。

(10)「数字」が決まれば、「方針」が決まる

数字が決まれば、実現性の高い今の方針のままでいいのか、実現性は低くなるが、より難易度の高い方針にチャンレンジしなければいけないのか、そもそも、全く新しい方針を0から考えないといけないのか、が判断できるようになるはずです。

方針(だけではありませんが)は思考停止した過去の踏襲ではなく、与えられた目標に対して、都度、考えて達成できるものを作成し決定する必要があります。

(11)目標と実績の「差額」を知ることが「対策」である

言われてみれば、その通りだと思いますが、今まで、あまり意識してなく、できてもいなかったと思います。

対策は目標と実績との数値的な差を把握した上で、その差を埋めるために行う、と言ったところでしょうか。

(12)差が生まれた要因を評価・査定し、差を見て対策を考える。そして、新しい計画を立て、もう一度、実行する。

(11)の具体的な話です。いわゆる「PDCA」だと思います。C(Check)のときに、ちゃんと目標と実績の差が生まれた要因を評価・査定して下さい、ってことだと思います。

(13)「今と同じやり方」「今と同じ考え方」「今と同じ人」では後退あるのみ

はい、現状維持ではありません。後退です。成長のためには変化は義務です。

(14)若い組織はトップダウン。成熟した組織ならばボトムアップ

ずっと「組織はトップダウン」と思っていましたし、今も思っています。ただ、それは僕が若い組織にしか所属してなかったからかもしれません。今後、成熟した組織を経験する機会はあるのだろうか…

(15)成熟した組織ならばボトムアップでないと成果が出ない。訓練された組織には、何年にもわたって社長の方針を実行してきた歴史があるため、リアルな知見が育まれているからです。

(14)の成熟した組織の説明です。成熟した組織は社長の価値観で考えることができるから、同じ価値観なら具体的な情報を持っている現場からのボトムアップからの方がいいって感じでしょうか？

とにかく、社長の価値観で意思決定する必要があり、最初は社長しかその価値観を持っていないから必然的にトップダウン、成熟して、みんなが同じ価値観になったら、ボトムアップって言い換えれるんじゃないかと思いました。

以上、思うがままにコメントしましたが、当初、絡めようとしていた本書のタイトル「経営計画は1冊の手帳にまとめなさい」と、今、実施している「組織の計画と報告の資料ををGoogleスライドで関係者アップデートし続ける」には、あまり関係ないコメントになってしまいました。

とにかく、最後にまとめると、

• 目標を達成するために計画と報告の資料を作りましょう。
• 関係者と価値観を共有しやすくするために一つのGoogleスライドにまとめて一緒にアップデートしていきましょう。
• 適宜、目標と実績の差が生まれた要因を評価・査定して対策しましょう。

と言ったところでしょうか？まだまだ実験中な部分もあるので、折を見て、この手の話もアップデートしていきたいと思います！